Suosikit

Tapahtumapalveluiden tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan kaupunginhallitus

Villimiehenkatu 1

53100 Lappeenranta

 

Tietovarannon yhteyshenkilö

Asiantuntija Teemu Myyryläinen

teemu.myyrylainen@lappeenranta.fi

Puhelinnumero 040 351 6488

 

Tietosuojavastaava

Ilona Sidoroff

tietosuoja@lappeenranta.fi

040 768 1336

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on tapahtumapalveluiden asiakassuhteen hoitaminen, tila- ja aluevuokrien laskutus, esiintymispalkkioiden maksaminen ja tiedottaminen tapahtumapalveluiden tapahtumista ja palveluista.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Tapahtumajärjestäjän nimi, organisaatio, sähköpostiosoite.

Alue ja tilavuokrauksissa sekä esiintymissopimuksissa lisäksi y-tunnus tai henkilötunnus, osoite ja laskutusosoite.

 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei

 

Käsittelyn peruste

Sopimus tila- ja aluevuokrasopimukset, esiintymissopimukset ja tapahtumatuotantosopimukset

Suostumus ilmoittautuminen kaupungin järjestämiin tiedotus- ja koulutustilaisuuksiin  

 

Tietovarannon tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään

 

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

On sopimukseen perustuvaa. Jos tietoja ei toimiteta, alueita tai tiloja ei voi vuokrata, eikä esiintymissopimuksia voida tehdä.

 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Timmi ja M-Files

 

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Pääasiassa sähköisessä muodossa, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa.

 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Ei

 

Tietojen suojaamisen periaatteet

Timmin osalta Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jonka järjestelmä pakottaa vaihtamaan määräajoin. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

M-Filesissä rekisterin käyttöoikeus on rajattu vain tapahtumapalveluiden työntekijöille.

Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Jos asiakasasiakirjoja on paperimuodossa, ne säilytetään lukitussa tilassa, ja niiden käyttöä valvotaan.

Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.

 

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tietoa ei luovuteta

 

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei

 

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei

 

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Tietojen säilytysaika on kaksi vuotta.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi

 

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen. 

 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

 

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus. Poistoa varten ota yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus, on sinulla oikeus siirtää tiedot toisen rekisterinpitäjän järjestelmään, jos olet toimittanut tietosi kaupungille itse.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus siltä osin, kun käsittelyn perusteena on suostumus. Peruuta suostumus ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.  

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.